Gtd omnifocus 2 setup guide pdf

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GTD si basa gtd omnifocus 2 setup guide pdf’utilizzo di memorie esterne come “sistema fidato” per tener traccia delle cose da fare, e per questo è stato associato alla teoria della memoria esterna e della cognizione distribuita. In un certo senso si tratta più di una disciplina pragmatica più che un metodo di lavoro. Lo stesso Allen descrive il suo metodo come “buon senso avanzato”, anche se afferma che gli ci sono voluti venti anni per elaborarlo coerentemente.

Questo è necessario perché il nostro “sistema di promemoria” mentale è piuttosto inefficiente e raramente ci ricorda che cosa dobbiamo fare, nel momento e nel luogo giusto, in cui dobbiamo farlo. Fai uscire ogni cosa dalla tua mente. Prendi le decisioni riguardo alle azioni necessarie nel momento in cui il problema compare – non quando esplode. Organizza i promemoria dei tuoi progetti e le loro prossime azioni in categorie appropriate. Si è osservato, con un ribaltamento di prospettiva, che in realtà lo scopo finale del metodo è quello di avere la mente libera e rilassata, non quello di essere organizzato. L’organizzazione è un male necessario per sgombrare la propria mente dagli assili e dalle pressioni quotidiane.

Se un elemento non richiede un’azione particolare. Se si stima l’impiego di meno di due minuti per fare qualcosa, farla subito è la strada giusta. Due minuti sono naturalmente una indicazione generica: in pratica si tratta del tempo che si impiegherebbe a pianificare l’azione in altra data. Per ogni voce che richiede attenzione, si decida qual è la prossima azione che è oggettivamente possibile e fisicamente necessario svolgere in merito. Per esempio, se la voce è “Scrivi rapporto progetto”, la prossima azione potrebbe essere “Scrivi mail a Paolo per le minute riunione”, o “Chiama Gianni per chiedere i requisiti del rapporto”, o qualcosa di simile. Allen raccomanda in modo particolare che il calendario sia riservato a ciò che lui chiama “panorami difficili”: cose che devono essere fatte assolutamente entro un termine stabilito, o riunioni e appuntamenti fissati nel tempo e in un luogo.

Un ultimo componente organizzativo chiave di GTD è il sistema d’archiviazione. Persino un singolo foglietto, se ti occorre come riferimento, dovrebbe meritare una propria posizione in archivio se non rientra in una cartella già esistente. Il suggerimento di Allen è di tenere un unico sistema d’archiviazione, organizzato alfabeticamente, per renderlo adatto a conservare e ritrovare il più rapidamente e facilmente possibile le informazioni che occorrono. Le liste di azioni e i promemoria saranno di scarso aiuto se non vengono riviste almeno giornalmente, o in qualunque momento in cui si ha tempo. Valutati il tempo, l’energia e le risorse disponibili in quel particolare momento, si decida qual è la cosa più importante da fare proprio ora, e la si faccia non appena terminata la revisione della lista di azioni. Se si è inclini a procrastinare, ci si potrebbe ridurre a svolgere sempre i compiti facili e ad evitare quelli difficili. Come soluzione a questo, si può decidere di svolgere le azioni della lista una per una seguendo il loro ordine, proprio come si suggerisce di fare per smaltire la posta in arrivo.